Breve introducción a Tom’s Planner. Una herramienta online para la construcción de Diagramas de Gantt

Joan Teran

Joan Teran. Breve introducción a Tom’s Planner. Una herramienta online para la construcción de Diagramas de Gantt[en linea]. En Cristòfol Rovira; Mari Carmen Marcos; Lluís Codina (dir.). Máster en Documentación Digital. Barcelona: Área de Ciencias de la Documentación. Departamento de Comunicación. Universidad Pompeu Fabra.http://www.documentaciondigital.org/

Sumario

1. Qué es un diagrama de Gantt?

2. Una aproximación a Tom’s Planner

3. Pasos previos

4. Iniciación

5. Trabajar con Tom’s Project

5.1. La estructura del diagrama

5.2. La cuadrícula

6. La barra de herramientas

7. Bibliografía

1. Qué es un diagrama de Gantt?

El Diagrama de Gantt es una herramienta gráfica muy útil para la gestión de proyectos. Su función es visualizar las diferentes tareas o actividades que componen un proyecto, y las relaciones que se establecen entre ellas de acuerdo con su duración o su ubicación en el calendario.

Un Diagrama de Gantt se estructura en dos ejes:

• En el eje vertical se enumeran las actividades y tareas que componen el proyecto
• En el eje horizontal cada una de las actividades se despliega en el calendario mostrando su duración

2. Una aproximación a Tom’s Planner

Existe una amplia variedad de recursos para elaborar Diagramas de Gantt con un ordenador. Sin ir más lejos, dos de las herramientas ofimáticas más conocidas, Microsoft Office por un lado y Open Office por el otro, disponen de macros que permiten automatizar la visualización de un determinado conjunto de datos en forma de Diagrama de Gantt.

Pero hay otras herramientas ya pensadas especialmente para elaborar Diagramas de Gantt.

Tom’s Planner es una de esas herramientas.

Sus principales características son:

• es muy fácil de usar
• permite la colaboración online, facilitando el trabajo entre múltiples usuarios de un mismo equipo
• permite un control ajustado y sencillo de una amplia variedad de parámetros (miembros del equipo, jornadas de trabajo)
• permite múltiples opciones de visualización

Desde el punto de vista técnico cabe remarcar que Tom’s Planner no necesita ningún tipo de instalación en el ordenador ya que funciona en cualquier navegador. De la misma manera, los proyectos sobre los que trabajamos se guardan en la nube.

3. Pasos previos

Tom’s Planner es un programa que no necesita instalación y que funciona online a través de un navegador. El requisito imprescindible para poder usar Tom’s Planner es tener una cuenta en Google o una cuenta en Facebook.

Hay varias posibilidades para empezar a usar Tom’s Planner el modo prueba, o registrar una nueva cuenta, o entrar a través de una cuenta de Google o de Facebook. Para poner en marcha el proceso de alta como usuario tenemos que recurrir al menú que se encuentra en la parte izquierda de la pantalla, sobre fondo naranja:

El proceso de registro de un usuario es rápido y sencillo

El programa envía un correo automático a nuestra dirección de correo electrónico en el cual se detallan algunos de los parámetros de uso, y se muestra un enlace que hay que seguir para confirmar la dirección de correo electrónico.

La mayoría de las funciones de valor añadido de Tom’s Project no se encuentran disponibles en su versión gratuita y para acceder a ellas hay que actualizar nuestra cuenta, accediendo a las ofertas de pago. Algunas de estas funciones son:

• múltiples proyectos
• trabajo colaborativo online
• impresión
• exportar a imagen
• exportar a MicroSoft Project

Este es el cuadro de precios y de funcionalidades de Tom’s Planner. Los precios que se reflejan en esta tabla no incluyen el IVA del 21% para residentes de la UE, ni tampoco una política de descuentos si los pagos son trimestrales o anuales.

4. Iniciación

Tom’s Planner permite un amplio abanico de opciones para elaborar completos y complejos Diagramas de Gantt. Es muy recomendable invertir unos breves minutos en ver el material que los programadores ponen al alcance de los usuarios para hacerse una idea de sus posibilidades y de su fácil uso.

• Empezando por la pestaña “Tour” de la página web de Tom’s Planner, donde se puede encontrar un vídeo de poco más de un minuto en que se puede vislumbrar de forma intuitiva cómo se usa la aplicación, además de una buena selección de pantallazos de las diferentes opciones de uso del programa junto con sus correspondientes explicaciones
• La pestaña “Plantillas” da acceso a un buen número de ejemplos y plantillas sobre las que poder trabajar, o a partir de las cuales ver las posibilidades de uso que ofrece el programa. La página ofrece incluso un formulario para introducir sugerencias de nuevos ejemplos y plantillas
• El blog corporativo de Tom’s Planner es también una muy buena herramienta para conocer las novedades de la herramienta, para acceder a materiales útiles, consejos, etc.

Los diferentes materiales demuestran:

1. la facilidad de uso
2. la multiplicidad de opciones y
3. la calidad de las soluciones que se ponen al servicio del usuario

5. Trabajar con Tom’s Project

Tom’s Project es un programa sencillo de usar, de funcionamiento intuitivo. La cuadrícula de trabajo está estructurada en dos espacios. La columna izquierda permite identificar las actividades, caracterizarlas (mediante las distintas columnas, incluyendo las columnas especiales) y agruparlas. La cuadrícula de trabajo es el espacio donde dibujamos el Diagrama de Gantt.

5.1. La estructura del diagrama

Para dotar de estructura el diagrama tenemos que trabajar la parte izquierda del espacio de trabajo, usando el botón derecho del ratón: en función de dónde hagamos clic, accederemos a la posibilidad de añadir o quitar filas o columnas, moverlas u ocultarlas, darles el formato adecuado, etc. El botón izquierdo del ratón nos servirá para seleccionar una casilla, para introducir los datos o asignar el valor adecuado.

• Fila superior: es la fila principal. Con el botón izquierdo podemos cambiar el título de las columnas, o, si clicamos sobre las flechas que aparecen cuando situamos el cursor del ratón en la parte derecha de cada casilla, nos permite cambiar el método de ordenación de toda la columna: por fechas (es el método por defecto), o por orden alfabético
• Fila de cabecera de grupo: de nuevo, con el botón izquierdo del ratón accedemos a las celdas para introducir datos o para asignarles un valor, mientras que con el botón derecho accedemos a un pequeño menú desplegable que permite cambiar de color la fila, insertar un nuevo grupo, eliminar grupo, insertar una fila normal, o acceder a las opciones relativas a las columnas (insertar una columna nueva, eliminar la columna, moverla a la izquierda o a la derecha, ocultar la columna o, en caso que esté activada la opción, insertar una columna especial).

Finalmente, las filas de cabecera de grupo tienen un botón en su lado derecho un botón con una flecha para condensar o expandir las filas del grupo.

• Fila normal: en cuanto a las posibilidades de acción del usuario, la diferencia fundamental con las otras filas son las opciones a las que tiene acceso a través del botón derecho del ratón: puede insertar filas nuevas o eliminar la existente; sangrar permite crear un subgrupo, del cual la fila madre es la superior; es posible copiar y pegar filas y acceder también al menú de columnas ya reseñado.

5.2. La cuadrícula

Una vez diseñada la estructura del Diagrama es necesario empezar a dibujarlo en la cuadrícula. El funcionamiento es igualmente sencillo e intuitivo y sigue dos reglas básicas:

• uso contextual del botón derecho: en función de donde se encuentre el ratón, es posible ejecutar unas opciones u otras. Para activarlas hay que pulsar primero el botón derecho del ratón, y escoger la opción adecuada
• arrastrar y soltar (pick & drop): el ratón permite escoger uno o diversos objetos, y moverlos de un sitio a otro del diagrama

Para empezar a dibujar el diagrama situamos el cursor allí donde queremos dibujar la primera barra de actividad y pulsamos el botón derecho del ratón. Aparecen dos opciones:

• insertar nuevo período: cuando clicamos sobre esta opción aparece inmediatamente un menú para escoger el menú que queremos asignar a la barra de actividad que estamos creando. Una vez hayamos escogido el color aparecerá en la cuadrícula una barra de período de una unidad de duración (la que hayamos escogido en la barra de herramientas) que luego podemos editar.

• insertar nuevo símbolo: si clicamos sobre esta opción aparece un menú para escoger entre 91 iconos:

Mover, editar o modificar las barras de período es una tarea igualmente sencilla. Mover las barras de período es una tarea de arrastrar y soltar la tarea. Mientras arrastras la barra, Tom’s Project te señala la fecha de inicio y de fin de la actividad, con el objetivo de que el usuario sepa en todo momento su situación exacta.

Una forma de editar o modificar una barra de período consiste en clicar con el botón derecho del ratón encima suyo. Se abre un menú que permite:

• escribir una leyenda encima
• insertar un símbolo
• insertar un comentario
• copiar un período (que luego se puede pegar en otro lugar de la cuadrícula)
• eliminar el período
• cambiar el color del período

La otra formas de editar o modificar una barra de período consiste en alargar o acortar el período, clicando sobre el extremo que deseamos modificar y arrastrando y soltando hasta donde deseemos.

6. La barra de herramientas

Una vez el usuario se ha autenticado, Tom’s Project nos dirige directamente a un interfaz de trabajo que nos permite visualizar sus diferentes niveles de opciones. Accedemos a estas opciones a través de la barra de herramientas que encontramos en la parte superior del interfaz.

Las diferentes opciones a las que tenemos acceso son:

1. Nuevo calendario: a través de este botón abrimos un nuevo documento en blanco, para lo cual el programa nos pregunta si queremos guardar el documento en el que estamos trabajando
2. Mis calendarios: al clicar sobre este botón podemos acceder a los archivos guardados.

El menú de archivos guardados se estructura entre los calendarios guardados en línea, y los locales es decir aquellos calendarios que hemos guardado en nuestro ordenador o en nuestra unidad de almacenamiento – opción a la que no podemos acceder desde la cuenta gratuita de Tom’s Project.

El menú ofrece toda la información relativa al archivo seleccionado, incluyendo no sólo las informaciones típicas (nombre del archivo y fecha de la última modificación, además de la posibilidad de añadir algún tipo de nota informativa), sino que incluye información y opciones de publicación y de trabajo colaborativo. De nuevo, algunas de estas opciones (“compartir” e “incrustar”) sólo están disponibles en las opciones de pago del programa.

La opción de publicar en línea, en cambio, está disponible y su funcionamiento es muy sencillo. Sólo hay que completar la URL en la que queremos encontrar el calendario, añadir una contraseña si queremos que el calendario sea de acceso restringido, además de escoger su nivel de zoom.

1. Guardar: menú que da acceso al almacenamiento de los calendarios sobre los que estamos trabajando.

Hay dos posibilidades, guardar online o almacenar localmente (guardar offline), aunque está segunda opción está reservada para las opciones de pago del programa.

1. Configuración y pluggins: este botón permite acceder a un menú que permite modificar elementos concretos del entorno de trabajo de Tom’s Project.

El menú de configuración tiene tres apartados: línea de tiempo, leyenda y complementos. El segundo sólo es accesible en las versiones de pago del programa, con lo que queda fuera de esta “Breve introducción a Tom’s Planner”.

El menú “Línea de tiempo” permite configurar aquellos aspectos relativos a la concreción y la visualización de los períodos de tiempo sobre los que se trabaja en el diagrama.

• elementos que queremos que aparezcan en la línea de tiempo: año, mes, semana, fecha, etc.
• días de fin de semana: podemos definir qué días de la semana queremos que se contabilicen en el esquema como días de fin de semana, y si queremos que aparezcan o no en el diagrama
• horas de trabajo: sirve para definir la jornada de trabajo sobre la que se tiene que Tom’s Project calcula los períodos de trabajo del calendario

En cuanto al menú “Complementos” ofrece la posibilidad de activar o desactivar algunas opciones de visualización y de edición avanzadas, a gusto del usuario:

• Línea de fecha de referencia: la activación de esta opción permite definir una línea que facilite una identificación visual en el calendario de los hitos que pueda tener el proyecto
• Duración de encabezados en grupo: cuando está activada, esta funcionalidad permite visualizar la duración de un grupo de actividades que hayamos colapsado

Aquí podemos ver un grupo de actividades desplegado

Este es el mismo grupo de actividades colapsado; con la opción activada su duración se visualiza con un patrón

• Columnas especiales: permite activar la posibilidad de crear columnas con características especiales en el menú de la parte izquierda del calendario, en donde se define su estructura y características. Estas columnas especiales pueden ser:
  • duración y totales: que exprese la duración de cada actividad y la total del grupo
  • principio y fin: que muestre las fechas de principio y de final de cada actividad
  • símbolo: que permita introducir distintos tipos de símbolos
  • semáforos: con tres estados distintos para expresar el estado de cada actividad
  • numeración automática: permite referenciar numéricamente y de forma ordenada cada una de las actividades

• Botón expandir/colapsar en la barra de herramientas: permite añadir un nuevo botón en la barra de herramientas para expandir o colapsar todos los grupos de actividades a la vez

1. Compartir/colaborar en línea: permite acceder a las opciones para compartir el documento, y poder trabajar en línea junto con otros usuarios. La primera ventana que se abre al pulsar este botón es la correspondiente al menú de “Mis calendarios”. Tal y como decíamos en el punto 2, las opciones de colaboración están restringidas solamente a las opciones de pago, y por tanto tampoco se incluyen en esta Breve introducción a Tom’s Planner.
2. Imprimir: en la versión gratuita del programa, no es posible usar esta funcionalidad.
3. Importación y exportación: Tom’s Project permite importar archivos de diferentes programas y formatos, así como exportar sus ficheros a otros formatos. Aún así, las opciones de importación son las únicas disponibles en la versión gratuïta del programa. Estas opciones incluyen archivos de MicroSoft Project, Excel, tablas preparadas en word o para páginas web (en html), archivos CSV, archivos JSON e incluso Diagramas de Gantt hechos con el antiguo programa Gantto, que fue adquirido en julio de 2013 por Tom’s Project.

1. Deshacer los cambios anteriores: se trata de la función de deshacer los cambios, que también se puede activar con el comando Control + Z.
2. Filtrar/buscar: abre un menú emergente que permite filtrar o buscar por palabras en el documento.
3. día: este botón abre un menú desplegable que permite seleccionar la unidad temporal básica sobre la que se construirá el diagrama. El programa ofrece hasta 10 opciones que permitirán desde la diagramación de un día en períodos de 5 minutos (máximo detalle) hasta la programación de proyectos sobre la base de meses.

1. Manual: este botón da acceso al User’s Manual de Tom’s Project, que resume en 33 páginas las funcionalidades y los modos de uso de la aplicación online.
2. ¿Tiene sugerencias o preguntas? Mediante esta opción se abre un formulario que permite plantear cualquier tipo de observación, duda, sugerencia o crítica al equipo de gestión de Tom’s Planner.

7. Bibliografía

Sedes Web

Wikipedia, the free encyclopedia. Gantt Chart.

http://en.wikipedia.org/wiki/Gantt_chart

Tom’s Project

http://www.tomsplanner.es/

Tom’s Planner : User’s Manual.

http://www.tomsplanner.com/documentation/manual/en

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